Cuando viajamos y hacemos el check-in en un hotel, hostal o apartamento turístico, es habitual que nos soliciten el DNI o el pasaporte. Pero surge una duda clave: ¿es legal que el alojamiento nos pida una fotocopia de estos documentos?
La respuesta es clara: no está permitido fotocopiar el DNI o pasaporte de los huéspedes. Vamos a ver por qué, qué dice la normativa y qué riesgos existen tanto para viajeros como para los propios establecimientos. Sigue leyendo hasta el final, para que sepas cómo proteger tus datos personas, mientras disfrutas de viajar.
Contexto normativo y principios aplicables
Real Decreto 933/2021: Registro de viajeros
Principio de minimización del RGPD (art. 5.1.c)
¿Por qué no está permitido solicitar fotocopias del DNI o pasaporte?
Solicitar una copia física o digital del documento de identidad de los huéspedes es una práctica que no se ajusta a la normativa vigente en materia de protección de datos ni a las obligaciones específicas de los alojamientos turísticos. Más allá de ser innecesaria, esta acción expone tanto a los clientes como a los propios establecimientos a riesgos legales y de seguridad que pueden evitarse fácilmente cumpliendo con los procedimientos adecuados.
Contenido excesivo de los documentos de identidad
El DNI o el pasaporte contienen datos especialmente sensibles que no son relevantes para cumplir la normativa de registro de viajeros. Recopilarlos en exceso supone una vulneración del principio de proporcionalidad.
Riesgos de suplantación y tratamiento innecesario
Guardar una fotocopia abre la puerta a riesgos de robo de identidad, suplantaciones y filtraciones. Además, los alojamientos se convierten en responsables de custodiar esa información, aumentando el riesgo de sanciones si no cuentan con las medidas de seguridad adecuadas.
La fotocopia no garantiza la identidad del remitente
Otro punto clave: tener una copia del DNI no prueba la autenticidad del documento ni la identidad del viajero. Lo realmente válido es mostrar el documento original y verificar que la persona coincide con él.
Cómo regula la AEPD la solicitud de fotocopias del DNI
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sido muy clara: los alojamientos turísticos no pueden exigir fotocopiar el DNI o pasaporte.
El procedimiento correcto es mostrar el documento original, anotar los datos exigidos en el registro de viajeros y, si se desea, digitalizarlos mediante un PMS (Property Management System) homologado y seguro.
Medios adecuados para cumplir con la normativa en alojamientos turísticos
Los hoteles y demás alojamientos pueden cumplir la ley de manera sencilla:
- Revisar el documento original al hacer el check-in.
- Registrar únicamente los datos obligatorios que marca el Real Decreto 933/2021.
- Comunicar la información a la policía o Guardia Civil a través de las plataformas oficiales.
Usar software de gestión seguro que garantice el cumplimiento del RGPD.
Caso práctico: multa a un hotel por exigir escaneo del DNI
Un ejemplo reciente ilustra la importancia de cumplir la norma.
Un hotel de cuatro estrellas en Cataluña fue sancionado con más de 5.000 € por obligar a un cliente a escanear su DNI para poder alojarse.
En otra resolución de 2025, la AEPD impuso 9.000 € de multa de protección de datos a un establecimiento por prácticas similares.
👉 Estas sanciones reflejan que pedir una fotocopia del DNI no solo es innecesario, sino también ilegal y costoso para los alojamientos.
¿Los hoteles pueden dar información de quien se hospeda?
Los alojamientos solo pueden comunicar los datos de los viajeros a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, tal como exige la normativa.
Nunca pueden facilitar información a terceros, salvo requerimiento judicial o policial. Hacerlo vulneraría la privacidad de los huéspedes y podría acarrear sanciones.
Evita sanciones y protege la privacidad de tus huéspedes
Para los viajeros, la recomendación es clara: si un hotel te pide una fotocopia de tu DNI, puedes negarte amablemente y recordar que la ley no lo exige.
Para los alojamientos, la clave está en adaptar los procesos de check-in al RGPD y al Real Decreto 933/2021.
Cumplir la normativa no solo evita sanciones, sino que también genera confianza y protege la privacidad de los clientes.
Legal Box Plus como aliado en la protección de datos de alojamientos turísticos
En un sector tan competitivo como el turístico, cumplir con la normativa de protección de datos es clave para ofrecer un servicio de excelencia. Legal Box Plus es pionero en privacidad digital y cumplimiento normativo, ayudando a hoteles, alojamientos rurales y empresas turísticas a:
- Cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).
- Informar y concienciar a las empresas sobre las obligaciones legales que deben cumplir para evitar sanciones.
- Mantener una automatización y gestión legal eficiente en los procesos internos de la empresa y de sus trabajadores.
- Evitar sanciones gracias a una gestión adaptada a la normativa europea y española.
- Generar confianza en los huéspedes mediante un tratamiento transparente y profesional de los datos personales.
👉 Con Legal Box Plus las empresas del sector turístico cuentan con un aliado para proteger la privacidad de sus clientes y la seguridad legal de su negocio.
