La Cláusula de Protección de Datos para Correo Electrónico
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Tus clientes y seguidores reciben emails semanales con tus magníficas novedades, pero…
¿Cuentan tus correos con los textos de protección de datos para email adecuados?
¿Tienes configurados texto lopd email actualizado a la normativa vigente?
Quédate con nosotros y descubre cómo incluir la cláusula de protección de datos para correo electrónico para cumplir con la ley; y como Legal Box Plus puede ayudarte a no recibir ninguna sorpresa de la mano de nuestra querida AEPD. Recuerda que es obligatorio informar a todos los destinatarios sobre el tratamiento de sus datos personales.
¿Qué es la cláusula de protección de datos en correos electrónicos?
La cláusula de protección de datos para correo electrónico, o coletilla de protección de datos, es una cláusula de confidencialidad que aparece cuando se inicia una comunicación entre usuarios, clientes, empleados, proveedores o entidades para mantener la privacidad de la información que se comparte y los datos de las personas que llevan a cabo esta comunicación.
Para poder otorgar la privacidad que tus usuarios merecen y así cumplir con la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales, necesitas informar a tus suscriptores sobre: la identidad del responsable del tratamiento, los derechos de los usuarios, la finalidad y el plazo de tratamiento de datos, la base jurídica, el destinatario de la información, la procedencia de la información y la opción a darse de baja en cualquier momento de forma fácil y rápida.
Si utilizas email marketing para enviar newsletter y correos electrónicos comerciales a usuarios que hayan aceptado recibir tu información, debes tener en cuenta las normativas que afectan al uso de datos de usuarios y envío de promociones y boletines informativos a través del correo electrónico al igual que la cláusula de protección de datos para correo electrónico necesarias.
Además, estas newsletter que envíes deben tener una coletilla de protección de datos debajo con enlace a darse de baja en cualquier momento que desee la persona suscripta.
Incluye textos RGPD y LOPD para correos electrónicos con la ayuda de Legal Box Plus
En Legal Box PLus a través de la herramienta Legal Box, te genera el texto lopd email que debes incluir al pie de tus correos electrónicos. Por lo cual en minutos podrás informar adecuadamente a tus usuarios, clientes, suscriptores etc. con la cláusula de protección de datos para correo electrónico adecuada.
La herramienta Legal Box también crea la coletilla legal rgpd para incluir al pie de tus newsletter o boletines electrónicos.
El consentimiento explícito en correos electrónicos
Para poder cumplir con la protección de datos en el envío de emails ante todo debes solicitar el consentimiento explícito de tus usuarios para tratar sus datos y enviarles correos electrónicos de tanto en tanto.
En otros tiempos el consentimiento de los usuarios se podía conseguir de manera ‘tácita’, es decir, que haciendo según que acciones el usuario ya estaba dando permiso a que se le enviarán correos electrónicos sin haber dado un consentimiento explícito o expreso. La omisión, o tener casillas pre marcadas en los formularios, con las cuales la persona no expresaba explícitamente su voluntad. Pero actualmente, mejorando los derechos de protección de datos de los usuarios en internet, el Consentimiento RGPD debe ser explícito e incluso puedes mejorar la protección de datos de tus emails con una doble capa informativa. Y esto no solo sucede en el envío de correos electrónicos sino también en formularios web donde la protección de datos sigue siendo igual de importante y donde se necesita un consentimiento explícito y voluntario.
Además debes tener en cuenta que a los suscriptores que hubieras conseguido anteriormente sin un consentimiento explícito deberás enviarles de nuevo un correo informando de la obligación del usuario a dar su consentimiento para continuar con el envío de promociones o boletines informativos pero esta vez de forma explícita y cumpliendo el RGPD.
Double opt-in en correos electrónicos
Te puedes preguntar ,¿El doble optin en el marketing no es obligatorio para el tema del RGPD verdad?
Respondiendo a tú pregunta, no es preciso reconfirmar el doble opt in. El doble opt in es un sistema de autenticación, no de consentimiento y por tanto, una vez el usuario ha sido autenticado, no se precisa volver a realizar ese proceso.
El RGPD establece una serie de condiciones para legitimar el consentimiento recogido:
Demostración: El responsable del tratamiento deberá ser capaz de demostrar que el interesado consintió el tratamiento de sus datos personales ¿Cómo se verifica si solo se informa?
Por tanto, no vale solo informar ni tomar el doble opt-in como forma de obtener el consentimiento, recuerda que el consentimiento debe ser previo al tratamiento: el doble opt-in es posterior y tiene como única función autenticar al usuario, no recabar el consentimiento en cambio el opt-in (check box) recoge el consentimiento previo, tu no recabas ningún dato antes.
Además del consentimiento explícito para cumplir con la protección de datos en el correo electrónico puedes contar con una doble capa informativa, también llamada Double Opt-In, para reforzar la protección de datos y la calidad de tus suscriptores. Para el RGPD no es obligatorio contar con doble capa informativa, pero sí que es recomendable, ya que de esta manera tienes pruebas de que tus contactos están de acuerdo y verificados y evitas que se suscriban usuarios por error aumentando así el nivel de protección de datos de tu negocio.
El Double Opt-In es un proceso por el cual se confirma a nuevos contactos que quieren suscribirse a las listas de email marketing. De esta manera el usuario recibirá un correo electrónico tras solicitar la suscripción para que confirme a través del email que quiere formar parte de la lista de suscriptores, y una vez el usuario confirme este correo se añadirá automáticamente a la lista.
Texto de protección de datos para email
Es importante que los correos electrónicos cuenten con el texto de protección de datos para email adecuado. Para ello debes incluir en el pie de tus emails el texto para email de protección de datos. Aquí te dejamos un ejemplo básico de un aviso de confidencialidad en correos electrónicos.
TEXTO PROTECCIÓN DE DATOS PARA EMAIL: Conforme a lo establecido en el Artículo 13 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo y la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre (LOPDGDD), le informamos que los datos personales recabados del propio interesado, serán tratados bajo la responsabilidad del Responsable del Tratamiento, [indicar el nombre de la empresa], para el envío de comunicaciones sobre nuestros productos y servicios y se conservarán mientras ninguna de las partes se oponga a ello o durante el período necesario para cumplir con las obligaciones legales. Se garantiza un tratamiento de datos leal y transparente. Los datos no se cederán a terceros salvo en los casos en que exista una obligación legal.
Le informamos que los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación de tratamiento, u oposición al tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de los datos podrán ser ejercitados ante el Responsable del tratamiento por cualquier medio sujeto en derecho, acompañando de copia de documento oficial que le identifique dirigiéndose a: [indicar la dirección fiscal de la empresa] o enviando un mensaje al correo electrónico [indicar el correo electrónico de la empresa], según los términos que la normativa aplicable establece. Puede consultar la información adicional y detallada sobre Protección de Datos en nuestra página web [indicar el sitio web de la empresa]. Si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente, podrá presentar una reclamación ante la autoridad de control en www.agpd.es.)
El aviso de confidencialidad en correos electrónico
Es importante que los correos electrónicos cuenten con un aviso de confidencialidad. Para ello debes incluir en el pie de tus emails las cláusulas de protección de datos para correo electrónico adecuadas. Aquí te dejamos un ejemplo básico de un aviso de confidencialidad en correos electrónicos.
Aviso de confidencialidad ejemplos
AVISO DE CONFIDENCIALIDAD “Esta comunicación contiene información confidencial y privilegiada de uso exclusivo para el destinatario/s del mensaje. Si usted no es el destinatario/s tenga en cuenta que cualquier distribución, copia o uso de esta comunicación queda totalmente prohibida. Si usted ha recibido esta comunicación por error por favor notifíquelo a la mayor brevedad por correo electrónico o por teléfono”.)
Legal Box Plus te ayuda a adecuar la protección de datos en el envío de emails de tu negocio
Una vez tengas la coletilla legal al pie del email que te generó la herramienta Legal Box, la copias y la incluyes al pie de las cuentas de correo electrónico corporativos de tu negocio. Puedes poner encima también el logotipo de tu empresa o proyecto y al final incluir tus redes sociales si lo consideras.
Con Legal Box Plus cumplir con el RGPD es más fácil que nunca. Nuestra herramienta web te ayudará a cumplir con el texto de protección de datos para correo electrónico. Podrás crear tus propios textos legales, cláusulas de protección de datos y mucho más en pocos pasos y siempre de la mano de nuestros expertos.
Con Legal Box Plus siempre tendrás tus textos legales actualizados y adecuados a la normativa vigente
Tanto si eres autónomo, pyme o una gran empresa Legal Box Plus puede ayudarte a cumplir con el RGPD.
Contamos con nuestra herramienta digital Legal Box con actualizaciones constantes que además de ayudarte a cumplir con la cláusula de protección de datos para correo electrónico y con el aviso de confidencialidad, te ayudará a cumplir con la protección de datos en cualquier ámbito. Nos dedicamos a ofrecer servicios integrales relacionados con la protección de datos y te ayudamos a cumplir con la Ley de Protección de Datos para que no recibas ninguna Sanción RGPD.
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EIPD, La Evaluación de Impacto en Protección de Datos
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Responsable: Luz Soluciones TIC, S.L(Legal Box Plus) Finalidad: Gestionar y enviar información de boletines y promociones a través de correo electrónico. Legitimación: Consentimiento del interesado. Destinatarios: No se cederán a terceros salvo obligación legal. Derechos: Puedes ejercitar en cualquier momento tus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y demás derechos legalmente establecidos a través del siguiente e-mail: info@legalbox.plus. Información adicional: Puedes consultar la información adicional y detallada sobre protección de datos aquí en nuestra Política de Privacidad