CLÁUSULA DE PROTECCIÓN DE DATOS PARA CORREO ELECTRÓNICO

Contenidos

Tus clientes y seguidores reciben emails semanales con tus magníficas novedades, pero…¿Cuentan tus correos con la cláusula de protección de datos para correo electrónico y los textos de protección de datos para email adecuados? ¿Tienes configurados texto lopd email actualizado a la normativa vigente?

 

Quédate con nosotros y descubre cómo incluir la cláusula de protección de datos para correo electrónico para cumplir con la ley; y como Legal Box Plus puede ayudarte a no recibir ninguna sorpresa de la mano de nuestra querida AEPD. Recuerda que es obligatorio informar a todos los destinatarios sobre el tratamiento de sus datos personales. 

 

¿Qué es la cláusula de protección de datos para correo electrónico?

La cláusula de protección de datos para correo electrónico, o coletilla de protección de datos, es una cláusula de protección de datos de confidencialidad que aparece  cuando se inicia una comunicación entre usuarios, clientes, empleados, proveedores o entidades para mantener la privacidad de la información que se comparte y los datos de las personas que llevan a cabo esta comunicación. 

 

Para poder otorgar la privacidad que tus usuarios merecen y así cumplir con la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales, necesitas informar a tus suscriptores sobre: la identidad del responsable del tratamiento, los derechos de los usuarios, la finalidad y el plazo de tratamiento de datos, la base jurídica, el destinatario de la información, la procedencia de la información y la opción a darse de baja en cualquier momento de forma fácil y rápida.

cláusula de protección de datos para correo electrónico

Conoce cómo funciona la Ley de Protección de Datos en los emails o newsletter

Si utilizas email marketing para enviar newsletter y correos electrónicos comerciales a usuarios que hayan aceptado recibir tu información, debes tener en cuenta las normativas que afectan al uso de datos de usuarios y envío de promociones y boletines informativos a través del correo electrónico al igual que la cláusula de protección de datos para correo electrónico necesarias.

 

Además, estas newsletter que envíes deben tener una coletilla de protección de datos debajo con enlace a darse de baja en cualquier momento que desee la persona suscrita. 

Descárgate la guía GRATIS que han usado más de 10.000 emprendedores con éxito.

Incluye la cláusula de protección de datos para email y textos RGPD y LOPD para correos electrónicos con la ayuda de Legal Box Plus

En Legal Box PLus a través de la herramienta Legal Box, te genera el texto lopd email que debes incluir al pie de tus correos electrónicos. Por lo cual en minutos podrás informar adecuadamente a tus usuarios, clientes, suscriptores etc. con la cláusula de protección de datos para email adecuada.

 

La herramienta Legal Box también crea la coletilla legal rgpd para incluir al pie de tus newsletter o boletines electrónicos. 

El consentimiento explícito en correos electrónicos

Para poder cumplir con la protección de datos en el envío de emails ante todo debes solicitar el consentimiento explícito de tus usuarios para tratar sus datos y enviarles correos electrónicos de tanto en tanto. 

 

En otros tiempos el consentimiento de los usuarios se podía conseguir de manera ‘tácita’, es decir, que haciendo según que acciones el usuario ya estaba dando permiso a que se le enviarán correos electrónicos sin haber dado un consentimiento explícito o expreso. La omisión, o tener casillas pre marcadas en los formularios, con las cuales la persona no expresaba explícitamente su voluntad.  Pero actualmente, mejorando los derechos de protección de datos de los usuarios en internet, el Consentimiento RGPD debe ser explícito e incluso puedes mejorar la protección de datos de tus emails con una doble capa informativa. Y esto no solo sucede en el envío de correos electrónicos sino también en formularios web donde la protección de datos sigue siendo igual de importante y donde se necesita un consentimiento explícito y voluntario. 

 

Además debes tener en cuenta que a los suscriptores que hubieras conseguido anteriormente sin un consentimiento explícito deberás enviarles de nuevo un correo informando de la obligación del usuario a dar su consentimiento para continuar con el envío de promociones o boletines informativos pero esta vez de forma explícita y cumpliendo el RGPD.

Double opt-in en correos electrónicos

Además del consentimiento explícito para cumplir con la protección de datos en el correo electrónico puedes contar con una doble capa informativa, también llamada Double Opt-In, para reforzar la protección de datos y la calidad de tus suscriptores. Para el RGPD no es obligatorio contar con doble capa informativa, pero sí que es recomendable, ya que de esta manera tienes pruebas de que tus contactos están de acuerdo y verificados y evitas que se suscriban usuarios por error aumentando así el nivel de protección de datos de tu negocio.

 

El Double Opt-In es un proceso por el cual se confirma a nuevos contactos que quieren suscribirse a las listas de email marketing. De esta manera el usuario recibirá un correo electrónico tras solicitar la suscripción para que confirme a través del email que quiere formar parte de la lista de suscriptores, y una vez el usuario confirme este correo se añadirá automáticamente a la lista. 

Doble Capa Informativa

Además del consentimiento explícito para cumplir con la protección de datos en el correo electrónico puedes contar con una doble capa informativa, también llamada Double Opt-In, para reforzar la protección de datos y la calidad de tus suscriptores. Para el RGPD no es obligatorio contar con doble capa informativa, pero sí que es recomendable, ya que de esta manera tienes pruebas de que tus contactos están de acuerdo y verificados y evitas que se suscriban usuarios por error aumentando así el nivel de protección de datos de tu negocio.

 

El Double Opt-In es un proceso por el cual se confirma a nuevos contactos que quieren suscribirse a las listas de email marketing. De esta manera el usuario recibirá un correo electrónico tras solicitar la suscripción para que confirme a través del email que quiere formar parte de la lista de suscriptores, y una vez el usuario confirme este correo se añadirá automáticamente a la lista. 

Texto de protección de datos para email

Es importante que los correos electrónicos cuenten con el texto de protección de datos para email adecuado además de la cláusula de protección de datos para correo electrónico. Para ello debes incluir en el pie de tus emails el texto para email de protección de datos. Aquí te dejamos un ejemplo básico de un aviso de confidencialidad en correos electrónicos.

TEXTO PROTECCIÓN DE DATOS PARA EMAIL: Conforme a lo establecido en el Artículo 13 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo y la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre (LOPDGDD), le informamos que los datos personales recabados del propio interesado, serán tratados bajo la responsabilidad del Responsable del Tratamiento, [indicar el nombre de la empresa], para el envío de comunicaciones sobre nuestros productos y servicios y se conservarán mientras ninguna de las partes se oponga a ello o durante el período necesario para cumplir con las obligaciones legales. Se garantiza un tratamiento de datos leal y transparente. Los datos no se cederán a terceros salvo en los casos en que exista una obligación legal.
Le informamos que los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación de tratamiento, u oposición al tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de los datos podrán ser ejercitados ante el Responsable del tratamiento por cualquier medio sujeto en derecho, acompañando de copia de documento oficial que le identifique dirigiéndose a: [indicar la dirección fiscal de la empresa] o enviando un mensaje al correo electrónico [indicar el correo electrónico de la empresa], según los términos que la normativa aplicable establece. Puede consultar la información adicional y detallada sobre Protección de Datos en nuestra página web [indicar el sitio web de la empresa]. Si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente, podrá presentar una reclamación ante la autoridad de control en www.agpd.es.)

El aviso de confidencialidad con la cláusula de protección de datos para correo electrónico

Es importante que los correos electrónicos cuenten con un aviso de confidencialidad. Para ello debes incluir en el pie de tus emails las cláusulas de protección de datos para correo electrónico adecuadas. Aquí te dejamos un ejemplo básico de un aviso de confidencialidad en correos electrónicos.

Aviso de confidencialidad ejemplos

AVISO DE CONFIDENCIALIDAD “Esta comunicación contiene información confidencial y privilegiada de uso exclusivo para el destinatario/s del mensaje. Si usted no es el destinatario/s tenga en cuenta que cualquier distribución, copia o uso de esta comunicación queda totalmente prohibida. Si usted ha recibido esta comunicación por error por favor notifíquelo a la mayor brevedad por correo electrónico o por teléfono”.)

cláusula de protección de datos para correo electrónico

Legal Box Plus te ayuda a adecuar la protección de datos en el envío de emails de tu negocio

Una vez tengas la coletilla legal al pie del email que te generó la herramienta Legal Box, la copias y la incluyes al pie de las cuentas de correo electrónico corporativos de tu negocio.  Puedes poner encima también el logotipo de tu empresa o proyecto y al final incluir tus redes sociales si lo consideras. 

 

Con Legal Box Plus cumplir con el RGPD es más fácil que nunca. Nuestra herramienta web te ayudará a cumplir con el texto de protección de datos para correo electrónico. Podrás crear tus propios textos legales, cláusulas de protección de datos y mucho más en pocos pasos y siempre de la mano de nuestros expertos. 

 

legal box plus rebranding

Cumple con los textos legales y la cláusula de protección de datos para correo electrónico con Legal Box Plus

Con Legal Box Plus tendrás tus textos legales y tu cláusula de protección de datos para emails actualizados y adecuados a la normativa vigente

Tanto si eres autónomo, pyme o una gran empresa Legal Box Plus puede ayudarte a cumplir con el RGPD. 

 

Contamos con nuestra herramienta digital Legal Box con actualizaciones constantes que además de ayudarte a cumplir con la cláusula de protección de datos para correo electrónico y con el aviso de confidencialidad, te ayudará a cumplir con la protección de datos en cualquier ámbito. Nos dedicamos a ofrecer servicios integrales relacionados con la protección de datos y te ayudamos a cumplir con la Ley de Protección de Datos para que no recibas ninguna Sanción RGPD. 

 

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Información adicional: Puedes consultar la información adicional y detallada sobre protección de datos aquí.

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Ayuda

CLASSIC

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BUSINESS

Cuenta

 

 

 

 

Dominios incluidos

Incluye licencia para web. Se incluyen las políticas y leyendas legales para los consentimientos.

1

1

Venta online

Incluye licencia para módulo de venta online por tipo de ecommerce. Se modifican las políticas y se generan las condiciones de contratación con política de devolución y entrega.

1

Usuarios

Licencia por usuario. Genera acuerdos de confidencialidad y manuales de seguridad. Se considera usuario a toda persona dentro de la organización, tanto asalariado como freelance, que trata datos de carácter personal.

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Web

Ayuda

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Política de Privacidad

Generación personalizada de la política de privacidad de la web

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Aviso Legal

Generación personalizada del aviso legal de la web

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Política de Cookies

Generación personalizada de la política de cookies de la web

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Actualizaciones de las políticas

Nuestro equipo jurídico monitorea constantemente las legislaciones en privacidad y realiza actualizaciones para mantener las políticas.

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Políticas dinámicas

La herramienta genera URLs dinámicas por cada política de privacidad, permitiendo que los textos legales estén siempre actualizados.

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Políticas HTML

Puedes incrustar políticas estáticas en tu web usando HTML

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Leyendas legales

Para la primera capa informativa según el tipo de sistema de captación.

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Banner Cookies

Texto a incorporar en los pop ups e cookies

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Guía Webmaster

Guía completa para el desarrollador web sobre los mecanismos y elementos informativos a incorporar en una web.

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Quitar logotipo de Legal Box

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RGPD

Ayuda

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BASIC

BUSINESS

Política PD

Documento sobre el protocolo de los principales elementos para cumplir con el RGPD

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Acuerdos confidencialidad

Contratos de confidencialidad con empleados, socios y colaboradores

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Acuerdos con terceros

Contratos de encargado de tratamiento con prestadores de productos/servicios que tratan datos de carácter personal del responsable

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Acuerdo de cesión

Contrato de cesión de datos de carácter personal dependiendo del tratamiento de datos.

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Consentimiento de cesión

Documento de consentimiento de los afectados para la cesión de datos.

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Otros acuerdos

Como es el caso del acuerdo de autorización de recuperación de datos por tercero.

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Registro de tratamientos

Documento corporativo sobre todos los tratamientos de datos que realiza el responsable.

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Manuales Usuarios

Manuales de seguridad para usuarios por perfiles.

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Cláusulas informativas

Generación de las cláusulas informativas de documentos a usuarios, de empleados, de formularios físicos, etc.

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10

Análisis de riesgos

Gestión, auditoría y seguimiento de los riesgos inherentes al tratamiento de datos.

Protocolos

Diversas guías para actuar con procedimientos claros y concisos. Protocolo de ejercicio de derechos, protocolo de brechas de seguridad, de conservación de los datos, etc.

1

ok

ok

Avisos

Diversos tipos de avisos sobre protección de datos como el aviso de videovigilancia

1

ok

ok

Cláusula servicios

Cláusula a incorporar en los contratos de servicios

ok

Gestión

Ayuda

CLASSIC

BASIC

BUSINESS

Peticiones

Gestión de derechos. Peticiones por cada derecho.

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ok

Nombramiento DPD

Gestión del nombramiento del delegado de protección de datos

Registros

De entrada y salida de soportes de tratamiento de datos

ok

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Derechos

Gestión de derechos, registros de derechos atendidos

ok

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Incidencias

Registro y control de incidencias y brechas de seguridad

ok

Auditorias

Sistema de auditoría de los distintos tratamiento de datos

Marketing

Ayuda

CLASSIC

BASIC

BUSINESS

Acuerdo Imagen

Contrato de cesión de derechos de imagen

ok

Leyenda emails

Cláusula a incorporar en la firma de las cuentas de correo electrónico

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Campañas

Cláusula a incorporar en las newsletter y en los boletines electrónicos

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ok

Grabaciones

Acuerdo de consentimiento de grabaciones sesiones de retransmisión

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Ayuda CLASSIC WEB ECOMMERCE
Cuenta  
Dominios incluidos Incluye licencia para web. Se incluyen las políticas y leyendas legales para los consentimientos. 1 1
Venta online Incluye licencia para módulo de venta online por tipo de ecommerce. Se modifican las políticas y se generan las condiciones de contratación con política de devolución y entrega. 1
Usuarios actividad Licencia por usuario. Genera acuerdos de confidencialidad y manuales de seguridad. Se considera usuario a toda persona dentro de la organización, tanto asalariado como freelance, que trata datos de carácter personal. 3
Web Ayuda CLASSIC WEB ECOMMERCE
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Aviso Legal Generación personalizada del aviso legal de la web ok ok
Política de Cookies Generación personalizada de la política de cookies de la web ok ok
Actualizaciones de las políticas Nuestro equipo jurídico monitorea constantemente las legislaciones en privacidad y realiza actualizaciones para mantener las políticas. ok ok
Políticas dinámicas La herramienta genera URLs dinámicas por cada política de privacidad, permitiendo que los textos legales estén siempre actualizados. ok ok
Políticas HTML Puedes incrustar políticas estáticas en tu web usando HTML ok ok
Leyendas legales Para la primera capa informativa según el tipo de sistema de captación. ok ok
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Guía Webmaster Guía completa para el desarrollador web sobre los mecanismos y elementos informativos a incorporar en una web. ok ok
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RGPD Ayuda CLASSIC WEB ECOMMERCE
Política PD Documento sobre el protocolo de los principales elementos para cumplir con el RGPD ok
Acuerdos confidencialidad Contratos de confidencialidad con empleados, socios y colaboradores 3
Acuerdos con terceros Contratos de encargado de tratamiento con prestadores de productos/servicios que tratan datos de carácter personal del responsable 3
Acuerdo de cesión Contrato de cesión de datos de carácter personal dependiendo del tratamiento de datos. 3
Consentimiento de cesión Documento de consentimiento de los afectados para la cesión de datos. 3
Otros acuerdos Como es el caso del acuerdo de autorización de recuperación de datos por terceros. 3
Registro de tratamientos Documento corporativo sobre todos los tratamientos de datos que realiza el responsable. ok
Manuales Usuarios Manuales de seguridad para usuarios por perfiles. 3
Cláusulas informativas Generación de las cláusulas informativas de documentos a usuarios, de empleados, de formularios físicos, etc. 3
Análisis de riesgos Gestión, auditoría y seguimiento de los riesgos inherentes al tratamiento de datos.
Protocolos Diversas guías para actuar con procedimientos claros y concisos. Protocolo de ejercicio de derechos, protocolo de brechas de seguridad, de conservación de los datos, etc. ok
Avisos Diversos tipos de avisos sobre protección de datos como el aviso de videovigilancia ok
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Derechos Gestión de derechos, registros de derechos atendidos ok
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Auditorias Sistema de auditoría de los distintos tratamiento de datos
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