¿Qué medidas de seguridad rgpd me exige el nuevo reglamento de protección de datos?
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Es probable que ya sepas que cumplir con la legislación en materia de protección de datos es mucho más que declarar unos ficheros y poner unos textos legales bien monos en el footer de tu web. Antes de hablar de las medidas de seguridad que nos trae el reglamento de protección de datos, veamos algunas cosas.
Para que nos aclaremos, la protección de datos es una cuestión de principios. No es un trámite, no es un paripé, no es un tema ornamental para que nuestros clientes piensen que somos legales y “guais” de cara a la galería mientras en la trastienda hacemos lo que nos viene mejor con sus datos.
Hablar de protección de datos es respetar, cuidar y ser responsables con la información que nos confían los demás para que desarrollemos nuestro trabajo.
Por eso no podemos pensar en la protección de datos como un mero trámite, porque se trata de algo bien distinto, se trata de un modelo de gestión responsable y comprometido de la información personal de otros y de una cultura de trabajo vinculada a la protección de esa información. Los usuarios ya se están familiarizando con sus derechos.
¿Eso qué significa?
Significa básicamente, tener en cuenta la seguridad de la información que recabamos, gestionamos y almacenamos y para eso, necesitamos pensar en las medidas de seguridad que debemos aplicar a esa información para cumplir con los derechos digitales y los derechos de protección de datos.
¿Qué pasará con las medidas de seguridad con el nuevo RGPD?
A diferencia de la LOPD, que imponía una serie de medidas de seguridad estándar en función a la clasificación de los ficheros (bajo, medio o alto), el Reglamento General de Protección de Datos en sus siglas (RGPD) parte de otro enfoque de la seguridad.
Ya no ofrece un repertorio de medidas de seguridad de protección de datos predefinidas que debemos aplicar, lo que plantea el RGPD es que esas medidas se establezcan en función al riesgo detectado.
Básicamente se trata de un enfoque proactivo en lo que respecta a la seguridad que exige no sólo la existencia de esas medidas en un papel sino la aplicación efectiva de esas medidas.
¿Porqué son necesarias las medidas de seguridad para protección de datos y de que riesgos legales estaríamos hablando?
El artículo 5.1.f del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) determina la necesidad de establecer garantías de seguridad adecuadas que eviten, fundamentalmente, dos cosas:
- El tratamiento no autorizado o ilícito de datos personales.
- La pérdida de los datos personales, la destrucción o el daño accidental.
Para poder evitar ambos riesgos, se exige a las empresas y profesionales que gestionen información personal que establezcan medidas técnicas y organizativas encaminadas a asegurar la integridad y confidencialidad de los datos personales y la de demostrar que estas medidas se han llevado a la práctica (lo que conocemos como responsabilidad proactiva).
Como ves, ya no valen los paripés, el reglamento no los admite, toca ponerse las pilas y pensar que la seguridad no debe ser una imposición sino una cuestión de supervivencia.
¿Qué pasaría si todos los datos de tus clientes fueran filtrados? ¿Cómo podrías levantar cabeza si te borran toda tu base de datos y no tienes un respaldo de datos? ¿Y qué pasaría si tu lista de distribución empieza a recibir spam desde tu dominio sin que tú hayas intervenido?
Está claro que de pasarte algo de eso, tendrías no pocos problemas, para empezar, tu reputación quedaría resquebrajada, tanto como tu credibilidad, perderías tu principal activo de trabajo, tu base de datos, y en caso de denuncia, las sanciones que te impondrían serían tan dolorosas como un cubo de hielo en la cabeza.
La única manera de evitar todos esos problemones, es mostrar diligencia, algo que se consigue siendo capaz de acreditar que has hecho todos los esfuerzos necesarios para evitar que esto ocurriera, es decir, aplicando todas las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias.
Ejemplos medidas de seguridad RGPD
Como indicamos anteriormente, el RGPD indica que las medidas de protección de datos personales deberán ser proporcionales y adecuadas al riesgo detectado, pero hay algunas medidas de protección de datos mínimas de seguridad que nos propone si los tratamientos que realizamos no entrañan riesgos elevados.
Por ejemplo si no tratamos datos especialmente protegidos, como los relativos al origen étnico o racial, ideología política religiosa o filosófica, filiación sindical, datos genéticos y biométricos, datos de salud, y datos de orientación sexual de las personas así como cualquier otro tratamiento de datos que entrañe alto riesgo para los derechos y libertades de las personas. En ese caso si tendríamos que implementar medidas de seguridad de nivel alto en rgpd, ya que podemos encontrar varios tipos de niveles de seguridad rgpd según los datos que trates.
Las medidas de seguridad deben ser tanto técnicas como organizativas.
La agencia española de protección de datos propone una serie de medidas técnicas y organizativas rgpd que te transcribimos para que puedas conocerlas de primera mano.
Medidas Organizativas
Deberás informar a todo el personal con acceso a datos personales acerca de sus obligaciones con relación a los tratamientos de datos personales .La información mínima que será conocida por todo el personal será la siguiente:
Deber de confidencialidad y secreto
- Se deberá evitar el acceso de personas no autorizadas a los datos personales, a tal fin se evitará: dejar los datos personales expuestos a terceros (pantallas electrónicas desatendidas, documentos en papel en zonas de acceso público, soportes con datos personales, etc.), esta consideración incluye las pantallas que se utilicen para la visualización de imágenes del sistema de videovigilancia. Cuando se ausente del puesto de trabajo, se procederá al bloqueo de la pantalla o al cierre de la sesión.
- Los documentos en papel y soportes electrónicos se almacenarán en lugar seguro (armarios o estancias de acceso restringido) durante las 24 horas del día.
- No se desecharán documentos o soportes electrónicos (cd, pen drives, discos duros, etc.) con datos personales sin garantizar su destrucción.
- No se comunicarán datos personales o cualquier información personal a terceros, se prestará atención especial en no divulgar datos personales protegidos durante las consultas telefónicas, correos electrónicos, etc.
- El deber de secreto y confidencialidad persiste incluso cuando finalice la relación laboral del trabajador con la empresa.
Derechos de titularidad de los datos
Se informará a todos los trabajadores acerca del procedimiento para atender los derechos de los interesados, definiendo de forma clara los mecanismos por los que pueden ejercerse los derechos (medios electrónicos, referencia al Delegado de Protección de Datos si lo hubiera, dirección postal, etc.) teniendo en cuenta lo siguiente:
Previa presentación de su documento nacional de identidad o pasaporte, los titulares de los datos personales (interesados) podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición. El responsable del tratamiento deberá dar respuesta a los interesados sin dilación indebida.
Para el derecho de acceso se facilitará a los interesados la lista de los datos personales de que disponga junto con la finalidad para la que han sido recogidos, la identidad de los destinatarios de los datos, los plazos de conservación, y la identidad del responsable ante el que pueden solicitar la rectificación supresión y oposición al tratamiento de los datos.
Para el derecho de rectificación se procederá a modificar los datos de los interesados que fueran inexactos o incompletos atendiendo a los fines del tratamiento.
Para el derecho de supresión se suprimirán los datos de los interesados cuando los interesados manifiesten su negativa u oposición al consentimiento para el tratamiento de sus datos y no exista deber legal que lo impida.
El responsable del tratamiento deberá informar a todas las personas con acceso a los datos personales acerca de los términos de cumplimiento para atender los derechos de los interesados, la forma y el procedimiento en que se atenderán dichos derechos.
Violaciones de seguridad de datos de carácter personal
Cuando se produzcan violaciones de seguridad DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL, como por ejemplo, el robo o acceso indebido a los datos personales se notificará a la Agencia Española de Protección de Datos en término de 72 horas acerca de dichas violaciones de seguridad, incluyendo toda la información necesaria para el esclarecimiento de los hechos que hubieran dado lugar al acceso indebido a los datos personales. La notificación se realizará por medios electrónicos a través de la sede electrónica de la Agencia Española de Protección de Datos en la dirección: https://sedeagpd.gob.es
Medidas técnicas
Identificación del usuario
Cuando el mismo ordenador o dispositivo se utilice para el tratamiento de datos personales y fines de uso personal se recomienda disponer de varios perfiles o usuarios distintos para cada una de las finalidades. Deben mantenerse separados los usos profesional y personal del ordenador.
Se recomienda disponer de perfiles con derechos de administración para la instalación y configuración del sistema y usuarios sin privilegios o derechos de administración para el acceso a los datos personales. Esta medida evitará que en caso de ataque de ciberseguridad puedan obtenerse privilegios de acceso o modificar el sistema operativo.
Se garantizará la existencia de contraseñas para el acceso a los datos personales almacenados en sistemas electrónicos. La contraseña tendrá al menos 8 caracteres, mezcla de números y letras.
Cuando a los datos personales accedan distintas personas, para cada persona con acceso a los datos personales, se dispondrá de un usuario y contraseña específicos (identificación inequívoca).
Se debe garantizar la confidencialidad de las contraseñas, evitando que queden expuestas a terceros. En ningún caso se compartirán las contraseñas ni se dejarán anotadas en lugar común y el acceso de personas distintas del usuario.
Deber de salvaguarda
Las medidas técnicas mínimas para garantizar la salvaguarda de los datos personales:
- Actualización de ordenadores y dispositivos: Los dispositivos y ordenadores utilizados para el almacenamiento y el tratamiento de los datos personales deberán mantenerse actualizados en la medida posible.
- Malware: En los ordenadores y dispositivos donde se realice el tratamiento automatizado de los datos personales se dispondrá de un sistema de antivirus que garantice en la medida posible el robo y destrucción de la información y datos personales. El sistema de antivirus deberá ser actualizado de forma periódica.
- Cortafuegos o firewall: Para evitar accesos remotos indebidos a los datos personales se velará para garantizar la existencia de un firewall activado en aquellos ordenadores y dispositivos en los que se realice el almacenamiento y/o tratamiento de datos personales.
- Cifrado de datos: Cuando se precise realizar la extracción de datos personales fuera del recinto donde se realiza su tratamiento, ya sea por medios físicos o por medios electrónicos, se deberá valorar la posibilidad de utilizar un método de encriptación para garantizar la confidencialidad de los datos personales en caso de acceso indebido a la información.
- Copia de seguridad: Periódicamente se realizará una copia de seguridad en un segundo soporte distinto del que se utiliza para el trabajo diario. La copia se almacenará en lugar seguro, distinto de aquél en que esté ubicado el ordenador con los ficheros originales, con el fin de permitir la recuperación de los datos personales en caso de pérdida de la información.
También advierten muy acertadamente que las medidas de seguridad de protección de datos serán revisadas de forma periódica y que esta revisión podrá realizarse por mecanismos automáticos (software o programas informáticos) o de forma manual.
Recuerda que debes considerar que cualquier incidente de seguridad informática que le haya ocurrido a cualquier conocido te puede ocurrir a ti, por eso debes tomar todas las medidas de seguridad de datos personales necesarias para evitar sanciones rgpd y proteger los datos de tus usuarios como merecen.
EIPD para un análisis de riesgo
La EIPD (Evaluación de Impacto) son instrumentos importantes para la rendición de cuentas, ya que ayudan a los responsables no solo a cumplir los requisitos del RGPD, sino también a demostrar que se han tomado medidas adecuadas para garantizar el cumplimiento del Reglamento. En otras palabras, una EIPD, o evaluación de impacto de protección de datos, es un proceso utilizado para reforzar y demostrar el cumplimiento RGPD.
Debes tener en cuenta que la EIPD solo es necesaria para nuevos tratamientos de datos que pueden provocar un elevado riesgo para los derechos y libertades de las personas con lo cual necesitan un análisis de riesgo AEPD.
¿Cuándo es obligatorio hacer una EIPD?
- En la evaluación de impacto o puntuación para la elaboración de perfiles y la predicción de aspectos vinculados con: el rendimiento de trabajo, la salud, preferencias e intereses personales, etc..
- Evaluación o puntuación con efecto jurídico, lo cual podría provocar explusión o discriminación de una persona.
- Observación sistemática, este tratamiento se usa para observar, supervisar y controlar a los interesados, incluidos los datos recogidos a través de redes u observación sistemática de una zona de acceso público. Los interesados no son conscientes de que se están recopilando estos datos.
- Datos sensibles o muy personales, como el historial clínico de pacientes, o datos guardados por un investigador privado sobre delincuentes.
- La EIPD también es necesaria realizarla en los tratamientos de datos a gran escala, para lo cual se debe tener en cuenta, el número de interesados afectados, el volumen de los datos, el alcance geográfico.
- Asociación o combinación de conjuntos de datos: cuando los datos personales procedentes de dos o más operaciones de tratamiento de datos que se realicen para fines distintos o por distintos responsables del tratamiento que exceda las expectativas razonables del interesado.
- Datos relativos a interesados vulnerables, como pueden ser: el tratamiento de datos personales de los niños, empleados o segmentos vulnerables de la población como personas con enfermedades mentales,solicitantes de asilo, personas mayores, pacientes u otros similares en que se pueda identificar ese desequilibrio en la relación de posición interesado-responsable.
- Uso innovador o aplicación de nuevas soluciones tecnológicas u organizativas, por ejemplo aplicaciones de internet de las cosas podrían tener un impacto significativo en la vida diaria y en la privacidad de las personas.
- Cuando el tratamiento impida a una persona física ejercer un derecho, utilizar un servicio o ejecutar un contrato: por ejemplo Banco que investiga a sus clientes en una base de datos de referencia de crédito con el fin de decidir si les ofrece un préstamo preconcedido.
Ya conoces los nueve casos es que sería obligatorio hacer una EIPD o PIA de protección de datos (Privacy Impact Assestment)
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Finalidad: Gestionar y enviar información de boletines y promociones a través de correo electrónico.
Legitimación: Consentimiento del interesado.
Destinatarios: No se cederán a terceros salvo obligación legal.
Derechos: Puedes ejercitar en cualquier momento tus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y demás derechos legalmente establecidos a través del siguiente e-mail: info@legalbox.plus.
Información adicional: Puedes consultar la información adicional y detallada sobre protección de datos aquí.
Hola, buenos días. Me gusta observar que aún encuentras información valida e interesante en Internet sobre el nuevo Reglamento de Proteccion de Datos. Contenido de calidad con el que resolver dudas a las empresas. Buen trabajo!!
Muchas gracias por valorar nuestro contenido.
Un abrazo
La verdad es que son demasiados nuevos conceptos que manejar. Lo más fiable es contar con una empresa que de servicios de implantación para asegurarte que todo está en orden. Es una pequeña inversión pero puede ahorrarte muchos problemas y sanciones.
Hola Raúl!
Ante todo agradecerte te hayas pasado por el blog y comentar.
Efectivamente son muchas las cuestiones a tener en cuenta y contar con una empresa como la nuestra acorta los tiempos. Pero si además lo haces con nuestra app Legal Box Basic te será mucho más fácil y económico. Y accederás a servicios gratuitos de soporte y seguro antisanciones.
Vosotros también aportáis vuestro granito de arena en todo esto con vuestros servicios de destrucción de documentos confidenciales. Gracias por ello. Seguro podemos aprovechar sinergias.
Un fuerte abrazo