La protección de datos en las empresas u organizaciones

Máster en Protección de Datos por la AEPD y UNED

Contenidos

La protección de datos en las empresas u organizaciones es un pilar fundamental en la transparencia e imagen profesional de las mismas. 

 

En el crecimiento y desarrollo empresarial intervienen muchos factores como:

 

  • La productividad
  • El mercado
  • Mejora de los productos o servicios
  • Gestión de los procesos
  • Planificación
  • Facturación y contabilidad
  • Atención al cliente
  • Y muchísimos más…

¿Pero la parte de la protección de datos la tienes contemplada como un aspecto principal para tu organización?

 

¿Sabes tus responsabilidades en el tratamiento de los datos que tienes en tu empresa?
Estás son algunas de las respuestas que tendrás en este artículo. Así que te espero al final, para que seas consciente de los elementos para cumplir con la protección de datos de una empresa y cómo solucionarlo de manera fácil y sencilla.

Como cumplir con la Ley de Protección de Datos en Empresas en 2023

El año 2022 está casi terminando, pero los desafíos de las empresas para cumplir con Ley de Protección de Datos en empresas, continuará también en 2023 y en años venideros.

 

Recuerda que el desconocimiento de la ley no te exime de responsabilidad por incumplir con lo legalmente establecido.

 

El Reglamento General de Protección de Datos es la norma más restrictiva, no solo a nivel europeo, sino el modelo a seguir para el resto de leyes de países fuera de la Unión Europea.

 

Para que cumplir con la protección de datos de una empresa en el 2022, tiene que tener presente las siguientes claves:

 

  • Definir los tratamiento de datos de la empresa, desde el diseño y por defecto. Por ejemplo: tratamiento de datos de clientes, de proveedores, de potenciales clientes, de empleados, etc.
  • Tener firmado contratos de confidencialidad, con socios y empleados.
  • Tener firmado contratos con todos prestadores de servicios, o encargados de tratamiento, que traten o gestionen datos de carácter personal de los cuales eres responsable en tu organización.
  • Poseer implementando la leyenda informativa al pie de todas las cuentas de correo electrónico corporativas de la empresa.
  • Que existan manuales o protocolos de actuación para los empleados según sus perfiles, con las medidas de seguridad a tener en cuenta.
  • Implementación de leyenda legal informativa al pie de las facturas y albaranes.
  • Contar con un Registro de actividades de tratamiento.
  • Poseer un protocolo de brechas de seguridad, para que todo el personal de la organización y el responsable sepa cómo actuar ante un incidente de seguridad.
  • Tener un protocolo de ejercicio de derecho, para en caso de que algún cliente o persona usuario solicite alguno de sus derechos de acceso, rectificación, oposición, se le responda con el tiempo legalmente establecido y se pueda gestionar adecuadamente el ejercicio de derechos.
  • Procedimiento de conservación de los datos personales.
  • Los textos legales y mecanismo informativos en tu página web, también son parte de la protección de datos de la organización.

Estos aspectos y otros son necesarios para cumplir con la protección de datos.

Con la herramienta Legal Box tienes las claves y la llave para hacer que tu empresa cumpla con la protección de datos y esté libre así de sanciones.

¿La Protección de Datos de una empresa es obligatoria?

La protección de datos de una empresa es obligatoria y han de adecuar su negocio a la protección de datos.

 

La obligación viene regulada por tanto por el RGPD-GDPR como las Ley 3/2018, ley de protección de datos y garantía de los derechos digitales. También existe para la empresa la obligación que tienes tu como responsable de la protección de tu organización. Entre las que está las obligaciones de cumplir los principios de licitud, lealtad, transparencia, y además poder demostrar que ha cumplido con sus obligaciones.

 

Otro obligación que tiene la empresa en el cumplimiento de la protección de datos personales esta: que tu como responsable debes facilitar a los interesados el ejercicio de sus derechos, en los plazos concretos.

 

Otro obligación para la protección de datos en las empresas es la adaptación modelo de cumplimiento, basado en la responsabilidad proactiva y el enfoque de riesgo, se establece en el Reglamento Europeo.

 

Existe la obligación para la empresa de designar una Delegado de Protección de Datos (DPD), en los regulados en el artículo 37 del RGPD.

 

Existen obligaciones para la empresa entre tu como responsable y tus encargados de tratamiento en relación a: garantizar el cumplimiento de las obligaciones relativas a la aplicación de las medidas de seguridad que correspondan, la notificación de brechas de seguridad de datos a las Autoridades de Protección de Datos, así como la comunicación de incidentes de seguridad.

protección de datos en una empresa

¿La Protección de Datos en las empresas pymes es obligatoria?

La respuesta es SÍ. Para las empresas pymes es obligatoria la protección de datos. Las leyes de protección de datos vigentes regulan todos los aspectos a cumplir por parte de las pymes en el cumplimiento de la protección de datos, en todos los datos que tratan.

¿La Protección de Datos en grandes empresas es obligatoria?

La protección de datos también es obligatoria para las grandes empresas. Por el volumen de datos, y el tipo de datos que tratan debe complir otras obligaciones adicionales, como la realización de evaluación de impacto, a nuevos tratamientos de datos. Además de procesos de monitorización, análisis y gestión de los riesgos para el tratamiento de los datos y la protección de los derechos y libertades de las personas.

La LOPD en las empresas

¿Sabes qué significa la LOPD? Es la Ley Orgánica de Protección de Datos. ¿Y sabias la importancia que tiene la LOPD en las empresas?

 

Para las empresas el cumplimiento de la LOPD y actualmente en España la LOPDGDD es muy importante, porque las personas usuarias son cada vez más conscientes de sus derechos y la importancia que las empresas que contraten la cumplan. Si tu empresa cumple con la protección de datos tendrá una diferencia muy valiosa respecto a tu competencia.

 

La formación del personal de las grandes empresas sobre privacidad y protección de datos es fundamental para que puedan detectar un phishing.


Es mejor que sea siempre proactivo, es decir que actualice e implemente las medidas de seguridad y de privacidad necesarias, previendo posibles consecuencias.

⛔¿Estás libre de recibir una Sanción RGPD?

La única manera de que estés libre de una sanción RGPD es hacer las cosas bien.
Si no tienes en tu empresa la documentación requerida y no has tomado las medidas de seguridad para prevenir brechas de seguridad, puede llegar una sanción a tu empresa en cualquier momento.


Las sanciones pueden venir incluso de tus clientes, o potenciales clientes si detectan que no proteges sus datos personales.


Una sanción RGPD, puede afectar gravemente la reputación profesional de tu empresa, en una simple búsqueda por Google encontrarás cientos de empresas sancionadas por la ley de protección de datos.

Gestiona los datos de tus clientes y proveedores de forma segura con Legal Box Plus, tu empresa de protección de datos

Te agradezco muchísimo que estés aquí y que hayas llegado hasta el final. Te he explicado, los elementos que debes tener en cuenta para que tu empresa u organización cumpla con la protección de datos.

 

Lo prometido es deuda. La solución para gestionar los datos de tus clientes y proveedores de forma segura la tienes en Legal Box Plus utilizando nuestra herramienta Legal Box. Podrás no solo generar toda la documentación necesitas en materia de protección de datos y privacidad, sino que también podrás gestionar, las brechas de seguridad y llevar un retro de incidencias y de los ejercicio de derecho que te soliciten.

 

Tienes las claves y la llave para hacer que tu empresa esté libre de sanciones y cumplir con la protección de datos.

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Ayuda

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Cuenta

 

 

 

 

Dominios incluidos

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Licencia por usuario. Genera acuerdos de confidencialidad y manuales de seguridad. Se considera usuario a toda persona dentro de la organización, tanto asalariado como freelance, que trata datos de carácter personal.

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Leyendas legales

Para la primera capa informativa según el tipo de sistema de captación.

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RGPD

Ayuda

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Política PD

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Acuerdos confidencialidad

Contratos de confidencialidad con empleados, socios y colaboradores

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Acuerdos con terceros

Contratos de encargado de tratamiento con prestadores de productos/servicios que tratan datos de carácter personal del responsable

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Acuerdo de cesión

Contrato de cesión de datos de carácter personal dependiendo del tratamiento de datos.

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Consentimiento de cesión

Documento de consentimiento de los afectados para la cesión de datos.

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Otros acuerdos

Como es el caso del acuerdo de autorización de recuperación de datos por tercero.

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Registro de tratamientos

Documento corporativo sobre todos los tratamientos de datos que realiza el responsable.

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Manuales Usuarios

Manuales de seguridad para usuarios por perfiles.

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Cláusulas informativas

Generación de las cláusulas informativas de documentos a usuarios, de empleados, de formularios físicos, etc.

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Análisis de riesgos

Gestión, auditoría y seguimiento de los riesgos inherentes al tratamiento de datos.

Protocolos

Diversas guías para actuar con procedimientos claros y concisos. Protocolo de ejercicio de derechos, protocolo de brechas de seguridad, de conservación de los datos, etc.

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Avisos

Diversos tipos de avisos sobre protección de datos como el aviso de videovigilancia

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Cláusula servicios

Cláusula a incorporar en los contratos de servicios

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Gestión

Ayuda

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BUSINESS

Peticiones

Gestión de derechos. Peticiones por cada derecho.

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Nombramiento DPD

Gestión del nombramiento del delegado de protección de datos

Registros

De entrada y salida de soportes de tratamiento de datos

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Derechos

Gestión de derechos, registros de derechos atendidos

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Incidencias

Registro y control de incidencias y brechas de seguridad

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Auditorias

Sistema de auditoría de los distintos tratamiento de datos

Marketing

Ayuda

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BUSINESS

Acuerdo Imagen

Contrato de cesión de derechos de imagen

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Leyenda emails

Cláusula a incorporar en la firma de las cuentas de correo electrónico

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Campañas

Cláusula a incorporar en las newsletter y en los boletines electrónicos

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Grabaciones

Acuerdo de consentimiento de grabaciones sesiones de retransmisión

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Cuenta  
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Consentimiento de cesión Documento de consentimiento de los afectados para la cesión de datos. 3
Otros acuerdos Como es el caso del acuerdo de autorización de recuperación de datos por terceros. 3
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Manuales Usuarios Manuales de seguridad para usuarios por perfiles. 3
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Análisis de riesgos Gestión, auditoría y seguimiento de los riesgos inherentes al tratamiento de datos.
Protocolos Diversas guías para actuar con procedimientos claros y concisos. Protocolo de ejercicio de derechos, protocolo de brechas de seguridad, de conservación de los datos, etc. ok
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