La protección de datos en las empresas u organizaciones
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La protección de datos en las empresas u organizaciones es un pilar fundamental en la transparencia e imagen profesional de las mismas.
En el crecimiento y desarrollo empresarial intervienen muchos factores como:
- La productividad
- El mercado
- Mejora de los productos o servicios
- Gestión de los procesos
- Planificación
- Facturación y contabilidad
- Atención al cliente
- Y muchísimos más…
¿Pero la parte de la protección de datos la tienes contemplada como un aspecto principal para tu organización?
¿Sabes tus responsabilidades en el tratamiento de los datos que tienes en tu empresa?
Estás son algunas de las respuestas que tendrás en este artículo. Así que te espero al final, para que seas consciente de los elementos para cumplir con la protección de datos de una empresa y cómo solucionarlo de manera fácil y sencilla.
Como cumplir con la Ley de Protección de Datos en Empresas en 2023
El año 2022 está casi terminando, pero los desafíos de las empresas para cumplir con Ley de Protección de Datos en empresas, continuará también en 2023 y en años venideros.
Recuerda que el desconocimiento de la ley no te exime de responsabilidad por incumplir con lo legalmente establecido.
El Reglamento General de Protección de Datos es la norma más restrictiva, no solo a nivel europeo, sino el modelo a seguir para el resto de leyes de países fuera de la Unión Europea.
Para que cumplir con la protección de datos de una empresa en el 2022, tiene que tener presente las siguientes claves:
- Definir los tratamiento de datos de la empresa, desde el diseño y por defecto. Por ejemplo: tratamiento de datos de clientes, de proveedores, de potenciales clientes, de empleados, etc.
- Tener firmado contratos de confidencialidad, con socios y empleados.
- Tener firmado contratos con todos prestadores de servicios, o encargados de tratamiento, que traten o gestionen datos de carácter personal de los cuales eres responsable en tu organización.
- Poseer implementando la leyenda informativa al pie de todas las cuentas de correo electrónico corporativas de la empresa.
- Que existan manuales o protocolos de actuación para los empleados según sus perfiles, con las medidas de seguridad a tener en cuenta.
- Implementación de leyenda legal informativa al pie de las facturas y albaranes.
- Contar con un Registro de actividades de tratamiento.
- Poseer un protocolo de brechas de seguridad, para que todo el personal de la organización y el responsable sepa cómo actuar ante un incidente de seguridad.
- Tener un protocolo de ejercicio de derecho, para en caso de que algún cliente o persona usuario solicite alguno de sus derechos de acceso, rectificación, oposición, se le responda con el tiempo legalmente establecido y se pueda gestionar adecuadamente el ejercicio de derechos.
- Procedimiento de conservación de los datos personales.
- Los textos legales y mecanismo informativos en tu página web, también son parte de la protección de datos de la organización.
Estos aspectos y otros son necesarios para cumplir con la protección de datos.
Con la herramienta Legal Box tienes las claves y la llave para hacer que tu empresa cumpla con la protección de datos y esté libre así de sanciones.
¿La Protección de Datos de una empresa es obligatoria?
La protección de datos de una empresa es obligatoria y han de adecuar su negocio a la protección de datos.
La obligación viene regulada por tanto por el RGPD-GDPR como las Ley 3/2018, ley de protección de datos y garantía de los derechos digitales. También existe para la empresa la obligación que tienes tu como responsable de la protección de tu organización. Entre las que está las obligaciones de cumplir los principios de licitud, lealtad, transparencia, y además poder demostrar que ha cumplido con sus obligaciones.
Otro obligación que tiene la empresa en el cumplimiento de la protección de datos personales esta: que tu como responsable debes facilitar a los interesados el ejercicio de sus derechos, en los plazos concretos.
Otro obligación para la protección de datos en las empresas es la adaptación modelo de cumplimiento, basado en la responsabilidad proactiva y el enfoque de riesgo, se establece en el Reglamento Europeo.
Existe la obligación para la empresa de designar una Delegado de Protección de Datos (DPD), en los regulados en el artículo 37 del RGPD.
Existen obligaciones para la empresa entre tu como responsable y tus encargados de tratamiento en relación a: garantizar el cumplimiento de las obligaciones relativas a la aplicación de las medidas de seguridad que correspondan, la notificación de brechas de seguridad de datos a las Autoridades de Protección de Datos, así como la comunicación de incidentes de seguridad.
¿La Protección de Datos en las empresas pymes es obligatoria?
¿La Protección de Datos en grandes empresas es obligatoria?
La LOPD en las empresas
¿Sabes qué significa la LOPD? Es la Ley Orgánica de Protección de Datos. ¿Y sabias la importancia que tiene la LOPD en las empresas?
Para las empresas el cumplimiento de la LOPD y actualmente en España la LOPDGDD es muy importante, porque las personas usuarias son cada vez más conscientes de sus derechos y la importancia que las empresas que contraten la cumplan. Si tu empresa cumple con la protección de datos tendrá una diferencia muy valiosa respecto a tu competencia.
La formación del personal de las grandes empresas sobre privacidad y protección de datos es fundamental para que puedan detectar un phishing.
Es mejor que sea siempre proactivo, es decir que actualice e implemente las medidas de seguridad y de privacidad necesarias, previendo posibles consecuencias.
⛔¿Estás libre de recibir una Sanción RGPD?
La única manera de que estés libre de una sanción RGPD es hacer las cosas bien.
Si no tienes en tu empresa la documentación requerida y no has tomado las medidas de seguridad para prevenir brechas de seguridad, puede llegar una sanción a tu empresa en cualquier momento.
Las sanciones pueden venir incluso de tus clientes, o potenciales clientes si detectan que no proteges sus datos personales.
Una sanción RGPD, puede afectar gravemente la reputación profesional de tu empresa, en una simple búsqueda por Google encontrarás cientos de empresas sancionadas por la ley de protección de datos.
Gestiona los datos de tus clientes y proveedores de forma segura con Legal Box Plus, tu empresa de protección de datos
Te agradezco muchísimo que estés aquí y que hayas llegado hasta el final. Te he explicado, los elementos que debes tener en cuenta para que tu empresa u organización cumpla con la protección de datos.
Lo prometido es deuda. La solución para gestionar los datos de tus clientes y proveedores de forma segura la tienes en Legal Box Plus utilizando nuestra herramienta Legal Box. Podrás no solo generar toda la documentación necesitas en materia de protección de datos y privacidad, sino que también podrás gestionar, las brechas de seguridad y llevar un retro de incidencias y de los ejercicio de derecho que te soliciten.
Tienes las claves y la llave para hacer que tu empresa esté libre de sanciones y cumplir con la protección de datos.
EIPD, La Evaluación de Impacto en Protección de Datos
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